نقدم لكم ان شاء الله في هذا الموضوع دورة أولية في برنامج مايكروسوفت أكسس 2010 لغرض الاطلاع على هذا البرنامج المهم
والاستفادة منه في عمليات تنظيم البيانات سواء البيانات الخاصة او بيانات العمل التنظيم يشمل خزن البيانات وتنظيمها وربطها مع بعضها
وتوفير إمكانيات لفرزها وتصفيتها والحصول على مخرجات لهذه البيانات وحسب الحاجة ..
سيكون الموضوع للمستخدمين الجدد وبعيد عن الأمور البرمجية المعقدة .. باعتبار ان هذه الامورتحتاج الى معرفة أوليات البرنامج في البداية قبل
الدخول في دهاليزها.
الدورة ستكون طويلة من حيث المدة والمادة وذلك لكثرة التفاصييل وضيق الوقت لدي وسوف يتم الاستعانة
باي معلومة متوفرة سواء في كتاب او موضوع على الانترنت او من خبرة شخصية بمعنى ان محتوى الدورة ليس بالضرورة
يكون من ناتج خبرتي فقط
وان شاء الله نقدم شيء تستفادون منه وينال رضاكم..
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
يتميز برنامج اكسس بسهولة في الاستخدام مقارنة ببرامج قواعد البانات الاخرى المتقدمة
وقد تجد فيه مايغني حاجتك خاصة مع سهولة الحصول على المعلومة عنه وهو مشابه لبيئة برامج الاوفيس الاخرى
المعتادين على استخدامها كبرنامج الوورد او الاكسيل ...كما انه كثرة الخيارات المتوفرة فيه تغيك في المراحل الاولى على الاقل عن الحاجة
الى الاكواد البرمجية ومحرر الفيجوالبيسك .. قد لايكون برنامج الاكسس هو الافضل في مجال قواعد البيانات
لكن لشريحة كبيرة من المستخدمين فهو برنامج يتمتع بخاصية السهل الممتنع لتنفيذ ابسط الامور وبنفس الوقت ممكن الخروج بنتائج كبيرة ايضا
----------------------------------------------------------
في برنامج اكسس فان البيانات يتم تخزينها في جداول (tables) ومثل مانعرف بديهيا ان اي جدول يتكون من اعمدة وصفوف
في جدول الاكسس فان الصف الواحد يسمى سجل (record.) والعمود الواحد يسمى حقل (field)
فلو فرضنا ان لدينا جدول بأسماء موظفين وعناوينهم
فان كل سطر في الجدول هو سجل يمثل معلومات عن الموظف في حين ان اسم الموظف وعنوانه ومدينته ورقم المدينة ..الخ هي حقول داخل هذا السجل
والمحصلة ان مجموع هذه السجلات بحقولها تمثل الجدول ككل
من اهم المميزات التي يوفرها برنامج الاكسس هو تكوين العلاقات (relation) للربط بين الجداول المختلفة التي قد تحتويها قاعدة البيانات
وليكن مثلا لدينا قاعدة بيانات فيها جدولين الاول يمثل الزبائن ومعلومات عنهم والثاني يمثل الطلبات
في جدول الزبائن فان لكل زبون معرف فريد (unique ID,) لايتكرر يمثل هذا الزبون وفي جدول الطلبات فان كل طلب
يشير الى زبون
قاعدة البيانات (database) تمثل ملف الاكسس الذي يحوي بداخله كل الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير وحسب ما سنبين لاحقا
بعض النصائح الواجب اخذها بعين الاعتبار خلال عملية انشاء قاعدة المعلومات
- اولا قدر الامكان تجنب المسميات العربية قد لاتجد اشكالا في كتابة الاسماء العربية للحقول والجداول باستخامك البسيط للقاعدة لكن ان قررت تطوير القاعدة باستخدام محرر الفيجول بيسك لاحقا فقد تتعارض لديك بعض الاكواد ولاتعمل بشكل صحيح مع اللغة العربية .. التسميات الانكليزية ستكون داخل القاعدة اما اغراض عرض المعلومات فبامكان اعطاء تسميات عربية لهذه الحقول بدون مشكلة
- حاول ان تكون المسميات من كلمة واحدة او تفصل بين الكلمتين كالتالي safaa_tech
- ارسم وخطط عملك على الورق اولا وضع خطة عمل للبنية الاساسية لمشروعك وماهي الحقول التي ستحتاجها ونوع البيانات واي تفاصيل ثانية قبل ان تبداء بالشروع باستخدام البرنامج.
- دائما احتفظ بنسخة من ملفك احتياط عن الشروع باجراء تغييرات تحسبا لانهيار القاعدة وفقدان الملف .. شخصيا اقوم بنسخ الملف قبل كل تغيير او اضافة اجريها تحسبا.
- حاول ان تخفف من حجم القاعدة ما امكن وابتعد عن البهرجة والزخرفة الزائدة خاصة في موضوع الصور .. وسنتطرق لموضوع جعل الصور خارج القاعدة ان شاء الله.
بعد كل هذا نبدى بفتح البرنامج مايكروسوفت اكسس ممكن تجده في قائمة start عكس برامج الاوفيس الاخرى فان البرنامج عندما تفتحه لن يبدى بملف جديد
سوف تفتح لدينا قاعدة جديدة وتفتح على بهيئة اول جدول ويسمى (Datasheets) تبداء عملك منه
حيث تستطيع اعداد الحقول والبدء بادخال بيانات السجلات .. عادة لايجد المستخدم مرونة بادخال البيانات عن طريقة الجدول
لذلك يتم انشاء نماذج (forms) مرتبة ومنمقة لادخال البيانات بمرونة وسهولة وجمالية اكبر
في النافذة اعلاه شاهد علي اليمين يوجد شريط التنقل (Navigationpane) الي الان يحتوي فقط على جدول1 ولكن داخله ستتجمع لاحقا
كل الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والوحدات النمطية داخله وعلى شكل فئات مرتبة (category) ومن خلاله يتم التنقل بين هذه الكائنات